上海会计从业考试会计基础精编笔记:错账查找和更正方法
一、错账的查找方法
编制试算平衡表(具体见本书第三章),有利于及时发现记账错误。如果试算平衡表借贷不相等,可以肯定账户记录有错误,应认真查找。查找账户记录错误的方法有除2法、除9法、顺查法、逆查法、详查法、抽查法等。这里主要介绍除2法和除9法。
(一)除2法
除2法,是指以差错数除以2,用得出的商数来查找记错方向的数字。在登记账簿时,有时由于疏忽,错将借方金额登记到贷方,或者错将贷方金额登记到借方,必然会出现一方(借方或贷方)合计数增多,而另一方(贷方或借方)的合计数减少的情况,其差额应是记错方向数字的一倍,而且差错数为偶数。
(二)除9法
除9法,是指以差错数除以9来查找错误数字的方法,主要适用于两种会计差错的查找:
第一,查找错位差错。如果差错的数额较大,应检查是否在记账时发生了数字错位。在登记账簿时,有时会把数字的位数记错,如把十位数错记为百位数,或者把千位数错记为百位数。
错位差错可能发生以小记大差错。例如,2009年7月8日,某单位库存现金日记账的日初余额为560元,当天收到职工退回差旅费余额40元;支付办公用品费75元;支付修理费80元。盘点时库存现金为445元,账面记载余额为805元。此项差错是登记时错将40元误记为400元,以小记大引起的,因此账款相差悬殊。在检查时,用账面余额减去库存盘点数,即用805减去445,得360。再用360除以9,得商数为40,商数即是要查找的差错数,多记金额为实收金额的9倍,即360元。
错位差错还可能发生以大记小差错。如前例,若当天收到职工退回差旅费金额为400元,账面记载时误记为40元,库存现金盘点数为805元,账面余额为445元。检查时,用库存盘点数减去账面余额,得出差额为360元,用差额除以9,得出的商为40元,40元为记错的数额,少记金额为记错数的9倍,即360元。
第二,查找邻数颠倒差错。在记账时,有时会将相邻的两位数或者是三位数的数字记颠倒,如将95记为59或将l23记为321。无论是两位数字颠倒还是三位数字颠倒,其不平衡的差额都能被9除尽。
如果通过上述方法未能发现差错,还应采用顺查、逆查、详查、抽查等方法检查是否有漏记、重记等情况。顺查法是按照账务处理的顺序,从原始凭证开始进行顺序核查的方法。逆查法是按照账务处理的相反顺序,从账簿记录开始逆序核查至原始凭证的方法。抽查法是指抽取账簿记录中的某些部分进行局部检查的方法。如果发现差错的数字只是角位、分位,或者只是整数,就可以缩小查找范围,专门检查角位、分位或整数位的数字,其他数字则不必一一检查。
采用上述方法进行检查后,如果查出是账簿登记错误,应按规定的更正方法进行更正。如差错确实不属于账簿登记、计算等问题,应及时向有关负责人汇报,同时认真回忆发生的经济业务,仔细检查办理的每一张记账凭证,分析差额的原因,直至查出所有差错。
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